ใช้ Task Board
task board ติดตามงานปฏิบัติการที่ต้องมีเจ้าของ สถานะ เวลาครบกำหนด และระเบียนการเสร็จสิ้น
สรุปอ้างอิงเร็ว
| พื้นที่ | ความหมาย | สิ่งที่ควรทำ |
|---|---|---|
| งานที่เปิดอยู่ | งานที่ยังไม่เสร็จ | มอบหมาย เริ่ม หรือทำการติดตาม |
| งานที่มอบหมายแล้ว | งานที่พนักงานรับผิดชอบอยู่ | ติดตามความคืบหน้าและอัปเดตสถานะ |
| คำขอ GEP assistance | งานช่วยเหลือที่แขกเริ่มจากเมนู GEP Assistance | มอบหมาย ติดตาม และปิด task หลังทำงานเสร็จ |
| รายละเอียด task | ชื่อแขกและพนักงานที่สร้าง task เมื่อมีข้อมูลเหล่านี้ | ยืนยันบริบทและผู้รับผิดชอบก่อนมอบหมายหรือติดตาม |
| ตัวกรอง | มุมมองตามสถานะ พนักงาน หมวดหมู่ ห้อง หรือวันที่ | ทำให้บอร์ดแคบลงในช่วงกะที่ยุ่ง |
| รายงาน | ประสิทธิภาพ task แบบย้อนหลัง | ใช้สำหรับทบทวนและส่งเวร |
ก่อนเริ่ม
- ต้องมีบัญชีพนักงานและบทบาทที่ถูกต้อง
- ผู้จัดการฝ่ายซ่อมบำรุงสามารถเลือกเป็นเจ้าของ task สำหรับงานซ่อมบำรุงและงานพื้นที่ส่วนกลางได้
- ควรตั้งค่าประเภท task ไว้แล้ว
- ควรตั้งค่าห้องไว้แล้วถ้า task ผูกกับห้อง
- ทีมควรรู้ว่าตนเองรับผิดชอบหมวดหมู่ GEP assistance ใด
ทำงานจาก Task Board
- ผู้จัดการไปที่ Tasks
- พนักงานไปที่ Staff bottom navigation > Tasks
- ตรวจ task ที่เปิดอยู่ตามวันที่ สถานะ เจ้าของ ห้อง หรือหมวดหมู่ GEP assistance
- เลือก task เพื่อดูรายละเอียด รวมถึงข้อมูลแขกและผู้สร้างเมื่อมี
- มอบหมายหรือเปลี่ยนผู้รับผิดชอบหากจำเป็น
- อัปเดตสถานะตามความคืบหน้าของงาน
- เพิ่มหมายเหตุเมื่อพนักงานต้องใช้บริบทตอนส่งต่อ
- ปิด task เมื่อทำงานเสร็จ
ควรจัดการคำขอ GEP assistance เหมือน task ปฏิบัติงานอื่น ๆ แขกเป็นผู้เริ่มคำขอใน GEP แต่ความเป็นเจ้าของงาน การเปลี่ยนสถานะ หมายเหตุ และการเสร็จสิ้นต้องทำบน task board
ตรวจรายละเอียดแขกและผู้สร้างของ task
แถว task และรายละเอียด task อาจแสดง Guest Name และ Created By ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อยืนยันว่าเกี่ยวข้องกับใครและพนักงานคนใดเป็นผู้สร้างงานก่อนมอบหมายหรือติดตาม
- หาก task ไม่มีบริบทของแขก Guest Name จะแสดง
- - Created By จะแสดงพนักงานที่ถูกบันทึกเป็นผู้สร้าง task เมื่อมีข้อมูลดังกล่าว
การตรวจของผู้จัดการ
- ตรวจ task ที่เกินกำหนดก่อน
- ยืนยันว่า task ที่สำคัญมีเจ้าของ
- เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเมื่อภาระงานพนักงานเปลี่ยน
- ใช้รายงานเมื่อมีความล่าช้าซ้ำ ๆ หรือ task ที่พลาดบ่อย
การแก้ปัญหา
พนักงานไม่เห็น task
สิ่งที่เห็น: ผู้จัดการสร้าง task แล้ว แต่พนักงานไม่เห็น
ให้ทำดังนี้:
- ยืนยันว่า task มีเจ้าของหรือทีมที่ถูกต้อง
- ตรวจตัวกรองในมุมมองของพนักงาน
- ยืนยันว่า task date และห้องถูกต้อง
- ยืนยันว่าพนักงานมีสิทธิ์และบทบาทถูกต้อง
ไม่เห็นคำขอ GEP assistance
สิ่งที่เห็น: แขกส่งคำขอ assistance แล้ว แต่พนักงานหาไม่เจอบนบอร์ด
ให้ทำดังนี้:
- ยืนยันว่าแขกใช้หน้า GEP ของที่พักที่ถูกต้อง
- ล้างตัวกรองสถานะ เจ้าของ ห้อง และหมวดหมู่
- ตรวจว่าคำขอไปอยู่ภายใต้หมวด assistance หรือ task อื่นหรือไม่
- ยืนยันการ routing task และการตั้งค่าการแจ้งเตือนกับผู้ดูแลการกำหนดค่าของที่พัก