สร้าง มอบหมาย และทำ task ให้เสร็จ

task ควรอธิบายงาน เจ้าของงาน ความสำคัญ เวลาครบกำหนด และผลลัพธ์ตอนเสร็จอย่างชัดเจน

สรุปอ้างอิงเร็ว

ขั้นตอน	ทำอะไร	เจ้าของ
Create	บันทึกงานที่ต้องทำ	ผู้จัดการหรือพนักงาน
Assign	มอบ task ให้คนหรือทีม	ผู้จัดการ
Start	แสดงว่าเริ่มทำงานแล้ว	พนักงาน
Complete	บันทึกว่างานเสร็จแล้ว	พนักงาน
Review	ตรวจงานที่เกินกำหนดหรือปัญหาซ้ำ	ผู้จัดการ
Luggage Service	งานเก็บหรือส่งกระเป๋าของห้อง	เลือก Luggage Down หรือ Luggage Up ก่อนเพิ่มงาน
Checkout Inspection	บันทึกสัมภาระหรือความเสียหายที่พบก่อนเช็กเอาต์	เลือกผลลัพธ์ก่อนทำ task ให้เสร็จ

ก่อนเริ่ม

• ยืนยันว่าประเภท task มีอยู่
• ยืนยันว่าพนักงานที่มอบหมายยังเปิดใช้งานอยู่
• ยืนยันว่ารายละเอียดห้องหรือที่ตั้งถูกต้อง

สร้าง task

1. ผู้จัดการไปที่ Tasks
2. คลิก Create หรือการกระทำเพิ่มที่เทียบเท่า
3. เลือกประเภท task
4. เพิ่มห้อง ที่ตั้ง ความสำคัญ เวลาครบกำหนด และหมายเหตุ
5. มอบหมาย task ให้พนักงานหรือทีมที่ถูกต้อง
6. บันทึก task

สร้าง task Luggage Service

ใช้ task Luggage Service เมื่อพนักงานต้องบันทึกการเก็บหรือส่งกระเป๋าสำหรับห้อง ตัวเลือกที่พนักงานสร้างนี้ไม่ได้เพิ่มการตั้งค่า GEP Assistance ใหม่ที่แขกเห็น แขกยังคงใช้บริการ Luggage Down ที่กำหนดค่าไว้

1. เปิดหน้า task ของ HOME
2. คลิก Add Task
3. เลือก Luggage Service
4. กรอกห้องและรายละเอียดแขก เวลาที่ต้องการ และจำนวนกระเป๋า
5. ใน Luggage Type ให้เลือก Luggage Down หรือ Luggage Up
6. เพิ่มหมายเหตุเมื่อทีมที่ได้รับมอบหมายต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
7. คลิก Add และยืนยันว่า task แสดงทิศทางที่เลือกบน task board

ตัวเลือกทิศทางจะพร้อมใช้งานเมื่อ HOME ออนไลน์ ใช้ Luggage Down สำหรับการเก็บกระเป๋า และใช้ Luggage Up สำหรับการส่งกระเป๋าไปที่ห้อง

สร้างและทำ task Checkout Inspection ให้เสร็จ

งาน Checkout Inspection พร้อมใช้สำหรับบทบาท HOME ที่มีสิทธิ์เพื่อตรวจห้องก่อนเช็กเอาต์ สามารถมอบหมาย task ขณะสร้าง หรือเปิด task ไว้ให้พนักงาน Housekeeping รับงานได้

1. ไปที่ Tasks แล้วคลิก Add Task
2. เลือก Checkout Inspection
3. เลือกห้อง กรอกชื่อแขกเมื่อมีข้อมูล และเพิ่มหมายเหตุตามต้องการ มอบหมาย task ให้พนักงาน Housekeeping ที่มีสิทธิ์ หรือเว้นว่างไม่มอบหมายเพื่อให้พนักงาน Housekeeping รับงาน
4. คลิก Add
5. หาก task ไม่ได้มอบหมาย พนักงาน Housekeeping สามารถเปิด task จากมุมมอง task ของพนักงานและรับงานได้
6. เปิด task หลังเริ่มตรวจห้อง
7. เลือก Nothing found, Belongings found หรือ Damage found
8. เพิ่มคำอธิบายและรูปภาพ (เป็นตัวเลือก) แล้วคลิก Complete ขณะออนไลน์

ไม่สามารถเลือก Nothing found พร้อมกับผลลัพธ์อื่นได้ เมื่อรูปภาพแสดงสัมภาระหรือความเสียหาย HOME อาจแนะนำคำอธิบาย ให้ตรวจสอบแล้วคลิก Use suggestion หรือกรอกคำอธิบายเอง หากไม่มีคำแนะนำ ให้ดำเนินการด้วยตนเองต่อ

พนักงานที่ได้รับมอบหมายสามารถอัปเดตและทำ task ให้เสร็จได้ ผู้จัดการที่มีสิทธิ์สามารถอัปเดตหมายเหตุ การมอบหมาย ผลการตรวจ หรือการทำให้เสร็จแทนพนักงานได้ พนักงาน Housekeeping จะรับได้เฉพาะ task ที่เปิดอยู่และยังไม่ได้มอบหมาย งาน Checkout Inspection ที่ทำเสร็จหรือยกเลิกแล้วจะเปิดอีกครั้งไม่ได้

ทำ task ให้เสร็จ

1. เปิด task ที่ได้รับมอบหมาย
2. ตรวจคำแนะนำและหมายเหตุ
3. อัปเดตสถานะเมื่อเริ่มงาน
4. เพิ่มหมายเหตุเมื่อทำเสร็จหากจำเป็น
5. ทำเครื่องหมายว่า task เสร็จแล้ว
6. ยืนยันว่า task ไม่แสดงเป็นงานที่เปิดอยู่แล้ว

แก้ไขชื่อแขกในรายละเอียด task

ผู้จัดการและพนักงานสามารถแก้ไขชื่อแขกหลังสร้าง task ได้ขณะที่ task ยังใช้งานอยู่

1. เปิดรายละเอียด task จาก task board
2. แก้ไข Guest Name
3. ตรวจสถานะ task และชื่อที่อัปเดตแล้ว
4. บันทึก task

ไม่สามารถแก้ไขชื่อแขกได้เมื่อ HOME ออฟไลน์ หรือหลังจากยกเลิกหรือทำ task เสร็จแล้ว ปล่อยฟิลด์ไว้เหมือนเดิมเมื่อไม่ต้องแก้ไข

เพิ่มรูปภาพในความเห็นของ task

เมื่อความเห็นของ task มีตัวควบคุมไฟล์แนบ พนักงานสามารถใช้กล้องของอุปกรณ์หรือแกลเลอรีเพื่อเพิ่มข้อมูลประกอบด้วยรูปภาพได้

1. เปิดช่องความเห็นของ task
2. คลิกปุ่มไฟล์แนบ แล้วเลือก Take a Picture หรือ Upload from Gallery
3. หากถ่ายรูป ให้ตรวจสอบรูปภาพ แล้วเลือก Use Photo, Retake หรือ Cancel
4. เพิ่มข้อความที่จำเป็นสำหรับการส่งต่องาน แล้วส่งความเห็น

หากกล้องใช้งานไม่ได้หรือถูกปฏิเสธสิทธิ์ ให้เลือก Upload from Gallery ตัวเลือกแกลเลอรียังใช้ได้กับไฟล์รูปภาพที่รองรับ

ทำ task ONL Investigation ให้เสร็จ

task ONL Investigation ช่วยให้ทีม Front Desk และ Duty Manager ติดตามผลเมื่อห้องเปลี่ยนเป็น ONL (Occupied No Luggage)

1. เปิด task ONL จาก task board หรือคลิก View ONL task จากการมอบหมายห้องเมื่อมีการดำเนินการนี้
2. ตรวจห้อง แขก ข้อสังเกต และการมอบหมายห้องต้นทาง
3. อัปเดต task ตามความคืบหน้าของการตรวจสอบ
4. ก่อนทำให้เสร็จ ให้เลือก Investigation outcome และใส่ Resolution notes
5. บันทึก task และยืนยันว่าบันทึกผลการตรวจสอบแล้ว

ต้องมีทั้งผลการตรวจสอบและบันทึกการแก้ไขก่อนจึงจะทำ task ให้เสร็จได้ พนักงาน Front Desk และ Duty Manager สามารถดู task ONL ที่สร้างสำหรับเวิร์กโฟลว์ติดตามผลของตนได้

มุมมอง task ของพนักงาน

พนักงานที่ไม่ได้ทำงานจากการมอบหมายห้องสามารถใช้มุมมอง task ของพนักงานเพื่อตรวจและทำ task ที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จ

1. พนักงานไปที่ Staff bottom navigation > Tasks
2. พนักงานตรวจ task ที่มอบหมาย วันครบกำหนด ห้องหรือที่ตั้ง ความสำคัญ และหมายเหตุ
3. พนักงานเปิด task ก่อนเริ่มงาน
4. พนักงานอัปเดตสถานะตามความคืบหน้า
5. พนักงานเพิ่มหมายเหตุเมื่อทำเสร็จถ้า task ต้องใช้บริบทตอนส่งต่อ
6. พนักงานทำเครื่องหมายว่า task เสร็จแล้วและยืนยันว่าไม่แสดงเป็นงานที่เปิดอยู่

เมื่อพนักงานสร้าง task Luggage Service จากมุมมองนี้ พนักงานสามารถเลือก Luggage Down หรือ Luggage Up ก่อนเพิ่ม task ทิศทางที่เลือกจะแสดงอยู่ในรายละเอียดและคำอธิบายของ task เพื่อให้ทีมที่รับงานดำเนินการตามคำขอที่ถูกต้อง

ผู้จัดการควรใช้ task board เพื่อมอบงานใหม่หากพนักงานไม่เห็นหรือทำ task ไม่ได้จากมุมมอง task ของพนักงาน

การแก้ปัญหา

พนักงานทำงานเสร็จแล้ว แต่ task ยังเปิดอยู่

สิ่งที่เห็น: งานเสร็จแล้ว แต่ task board ยังแสดงว่างานเปิดอยู่

ให้ทำดังนี้:

1. เปิดรายละเอียด task
2. ตรวจว่าสถานะถูกบันทึกแล้วหรือไม่
3. ตรวจว่ามีฟิลด์ที่ต้องกรอกตอนปิดงานหายไปหรือไม่
4. ยืนยันว่าพนักงานกำลังดูหน้าทaskที่ถูกต้อง
5. รีเฟรชบอร์ด

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• ใช้ Task Board
• กำหนดค่าประเภท Task พนักงาน และรายงาน