Buat, Tugaskan, dan Selesaikan Task

Task harus menjelaskan pekerjaan, owner, prioritas, waktu jatuh tempo, dan hasil penyelesaian dengan jelas.

Referensi Cepat

Langkah	Tujuan	Pemilik
Create	Mencatat pekerjaan yang perlu dilakukan.	Manager atau staff
Assign	Memberikan task ke orang atau tim.	Manager
Start	Menunjukkan bahwa pekerjaan telah dimulai.	Staff
Complete	Mencatat pekerjaan yang selesai.	Staff
Review	Memeriksa masalah yang terlambat atau berulang.	Manager
Luggage Service	Tugas pengumpulan atau pengantaran bagasi kamar.	Pilih Luggage Down atau Luggage Up sebelum menambahkan.
Checkout Inspection	Mencatat barang atau kerusakan yang ditemukan sebelum checkout.	Pilih temuan sebelum menyelesaikan task.

Sebelum Memulai

• Pastikan task type sudah ada.
• Pastikan staff member yang ditugaskan aktif.
• Pastikan detail room atau lokasi benar.

Buat Task

1. Manajer membuka Tasks.
2. Klik Create atau aksi tambah yang setara.
3. Pilih task type.
4. Tambahkan room, lokasi, prioritas, waktu jatuh tempo, dan catatan.
5. Tugaskan task ke staff member atau tim yang benar.
6. Simpan task.

Buat Task Luggage Service

Gunakan task Luggage Service saat staf perlu mencatat pengumpulan atau pengantaran bagasi untuk sebuah kamar. Opsi yang dibuat staf ini tidak menambahkan setelan GEP Assistance baru yang terlihat oleh tamu; tamu tetap menggunakan layanan Luggage Down yang dikonfigurasi.

1. Buka halaman task HOME Anda.
2. Klik Add Task.
3. Pilih Luggage Service.
4. Masukkan detail kamar dan tamu, waktu yang diinginkan, dan jumlah bagasi.
5. Di bawah Luggage Type, pilih Luggage Down atau Luggage Up.
6. Tambahkan catatan jika tim yang ditugaskan memerlukan konteks tambahan.
7. Klik Add dan pastikan task menampilkan arah yang dipilih di task board.

Pemilih arah tersedia saat HOME online. Gunakan Luggage Down untuk pengumpulan dan Luggage Up untuk pengantaran ke kamar.

Buat dan Selesaikan Task Checkout Inspection

Task Checkout Inspection tersedia bagi peran HOME yang memenuhi syarat untuk pemeriksaan kamar sebelum checkout. Task dapat ditugaskan saat dibuat atau dibiarkan terbuka agar dapat diklaim staf housekeeping.

1. Buka Tasks dan klik Add Task.
2. Pilih Checkout Inspection.
3. Pilih kamar, masukkan nama tamu jika tersedia, dan tambahkan remarks jika diperlukan. Tugaskan task kepada staf housekeeping yang memenuhi syarat, atau biarkan tanpa penugasan agar dapat diklaim staf housekeeping.
4. Klik Add.
5. Jika task tidak ditugaskan, staf housekeeping dapat membukanya dari tampilan task staf dan mengklaimnya.
6. Buka task setelah pemeriksaan kamar dimulai.
7. Pilih Nothing found, Belongings found, atau Damage found.
8. Tambahkan deskripsi dan foto opsional, lalu klik Complete saat online.

Nothing found tidak dapat digabungkan dengan temuan lain. Jika foto menunjukkan barang atau kerusakan, HOME mungkin menyarankan deskripsi. Tinjau, lalu klik Use suggestion atau masukkan deskripsi Anda sendiri. Jika saran tidak tersedia, lanjutkan secara manual.

Staf yang ditugaskan dapat memperbarui dan menyelesaikan task. Manajer yang memenuhi syarat dapat memperbarui remarks, penugasan, temuan, atau penyelesaian atas nama staf tersebut. Staf housekeeping hanya dapat mengklaim task yang terbuka dan tidak ditugaskan. Task Checkout Inspection yang telah selesai atau dibatalkan tidak dapat dibuka kembali.

Selesaikan Task

1. Buka task yang ditugaskan.
2. Tinjau instruksi dan catatan.
3. Perbarui status saat pekerjaan dimulai.
4. Tambahkan catatan penyelesaian jika diperlukan.
5. Tandai task selesai.
6. Pastikan task tidak lagi muncul sebagai open.

Tambahkan Foto ke Komentar Task

Saat komentar task memiliki kontrol lampiran, staf dapat menambahkan konteks visual dari kamera atau galeri perangkat.

1. Buka kolom komentar task.
2. Klik tombol lampiran lalu pilih Take a Picture atau Upload from Gallery.
3. Jika mengambil gambar, tinjau gambar tersebut lalu pilih Use Photo, Retake, atau Cancel.
4. Tambahkan teks yang diperlukan untuk serah terima, lalu kirim komentar.

Jika kamera tidak tersedia atau izinnya ditolak, pilih Upload from Gallery. Opsi galeri tetap tersedia untuk file gambar yang didukung.

Edit Nama Tamu dalam Detail Task

Manager dan staf dapat memperbaiki nama tamu setelah task dibuat selama task masih aktif.

1. Buka detail task dari task board.
2. Edit Guest Name.
3. Tinjau status task dan nama yang telah diperbarui.
4. Simpan task.

Nama tamu tidak dapat diedit saat HOME offline atau setelah task dibatalkan atau diselesaikan. Biarkan field tidak berubah jika tidak ada koreksi yang diperlukan.

Selesaikan Task Investigasi ONL

Task ONL Investigation membantu tim Front Desk dan Duty Manager menindaklanjuti saat room berubah menjadi ONL (Occupied No Luggage).

1. Buka task ONL dari task board, atau klik View ONL task dari penugasan room saat tindakan tersedia.
2. Tinjau room, guest, observasi, dan penugasan room asal.
3. Perbarui task seiring investigasi berlangsung.
4. Sebelum menyelesaikannya, pilih Investigation outcome dan masukkan Resolution notes.
5. Simpan task dan pastikan hasilnya tercatat.

Task memerlukan outcome dan resolution notes sebelum dapat diselesaikan. Staf Front Desk dan Duty Manager dapat melihat task ONL yang dibuat untuk alur follow-up mereka.

Tampilan Task Staff

Staff yang tidak bekerja dari room assignment dapat menggunakan tampilan task staff untuk meninjau dan menyelesaikan task yang ditugaskan.

1. Staff membuka Staff bottom navigation > Tasks.
2. Staff meninjau task yang ditugaskan, waktu jatuh tempo, room atau lokasi, prioritas, dan catatan.
3. Staff membuka task sebelum mulai bekerja.
4. Staff memperbarui status seiring pekerjaan berjalan.
5. Staff menambahkan catatan penyelesaian bila task memerlukan konteks handover.
6. Staff menandai task selesai dan memastikan task tidak lagi muncul sebagai open.

Saat staf membuat task Luggage Service dari tampilan ini, mereka dapat memilih Luggage Down atau Luggage Up sebelum menambahkannya. Arah yang dipilih tetap terlihat dalam detail dan deskripsi task sehingga tim penerima dapat menangani permintaan yang benar.

Manager harus menggunakan task board untuk menugaskan ulang pekerjaan jika staff tidak dapat melihat atau menyelesaikan task dari tampilan task staff.

Troubleshooting

Staff sudah menyelesaikan pekerjaan tetapi task masih terbuka

Yang terlihat: Pekerjaan sudah selesai, tetapi task board masih menampilkan task sebagai open.

Lakukan ini:

1. Buka detail task.
2. Periksa apakah status sudah disimpan.
3. Periksa apakah ada field penyelesaian wajib yang belum diisi.
4. Pastikan staff member melihat halaman task yang benar.
5. Refresh board.

Panduan Terkait

• Use the Task Board
• Configure Task Types, Staff, and Reports