ส่งสรุปอีเมล DM Log

หน้า email summary และ dashboard ของ DM Log ช่วยให้ผู้จัดการตรวจผลลัพธ์การส่งเวร และตรวจให้แน่ใจว่ากลุ่มที่ถูกต้องได้รับอีเมลแดชบอร์ด ใช้หน้านี้เมื่อที่พักพึ่งอีเมลสรุปสำหรับการตรวจงานกะ การมองเห็นของผู้บริหาร หรือการกระจายส่งเวรประจำ

สรุปอ้างอิงเร็ว

หน้า	ใช้กับอะไร	สิ่งที่ต้องตรวจ
Emailer Dashboard	ตรวจหรือเรียกการทำงานของอีเมลแดชบอร์ด	ช่วงวันที่ ที่พัก เนื้อหาสรุป และสถานะการส่ง
Group Dashboard Email Subscription	จัดการการสมัครรับอีเมลของกลุ่มผู้รับแดชบอร์ด	ชื่อกลุ่ม ผู้รับ สถานะใช้งาน และกำหนดส่งที่คาดไว้
DM Log Summary	แชร์ไฮไลต์การส่งเวรจากกิจกรรม DM Log	follow-up ที่เปิดอยู่ เหตุการณ์ ปัญหาแขก และรายการที่ยังไม่ปิด

ก่อนเริ่ม

• ควรตั้งค่าหมวดหมู่ DM Log และมาตรฐาน follow-up แล้ว
• ยืนยันว่าใครควรได้รับสรุปอีเมลแดชบอร์ด
• ยืนยันว่าที่พักคาดว่าจะมีการส่งแบบ manual แบบกำหนดเวลา หรือทั้งสองแบบ
• ยืนยันที่อยู่อีเมลของผู้รับก่อนใช้หน้าในงานจริง

ตรวจหรือส่งอีเมลแดชบอร์ด

1. ไปที่ HOME -> Emailer Dashboard
2. ยืนยันที่พักและช่วงวันที่ที่เลือก
3. ตรวจเนื้อหาแดชบอร์ดหรือสรุปก่อนส่ง
4. ตรวจว่าควรรวม follow-up ของ DM Log ที่ยังไม่ปิดในบริบทส่งเวรหรือไม่
5. เรียกส่งอีเมลเฉพาะหลังยืนยันเนื้อหาและความคาดหวังของผู้รับแล้ว
6. ยืนยันผลลัพธ์การส่งหรือสถานะการส่งเมื่อมีแสดง

กำหนดค่าสมัครรับแดชบอร์ดของกลุ่ม

1. ไปที่ HOME -> Group Dashboard Email Subscription
2. ตรวจกลุ่มและผู้รับที่มีอยู่
3. เพิ่ม ลบ หรืออัปเดตที่อยู่อีเมลผู้รับ
4. ยืนยันว่าสมัครรับนี้ใช้งานอยู่เฉพาะกลุ่มที่ควรได้รับสรุป
5. บันทึกการเปลี่ยนแปลง
6. ขอให้ผู้จัดการในกลุ่มผู้รับยืนยันการส่งครั้งถัดไปที่คาดไว้

การตรวจส่งเวร

ก่อนพึ่งพาอีเมลสรุปสำหรับการส่งเวร ให้ยืนยันว่า:

• มีรายการ DM Log สำคัญถูกบันทึกแล้ว
• รายการ follow-up มีเจ้าของและขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน
• ปัญหาเกี่ยวกับแขกมีบริบทห้องหรือแขกเมื่อเหมาะสม
• ช่วงวันที่ของอีเมลตรงกับกะที่กำลังตรวจ
• ผู้รับตรงกับกลุ่มผู้บริหารหรือปฏิบัติการที่ตั้งใจไว้

การแก้ปัญหา

อีเมลสรุปหาย

สิ่งที่เห็น: กลุ่มคาดว่าจะได้รับอีเมลแดชบอร์ด แต่ไม่มีใครได้รับ

ให้ทำดังนี้:

1. ยืนยันว่าสมัครรับของกลุ่มยังใช้งานอยู่
2. ยืนยันว่าที่อยู่อีเมลผู้รับถูกต้อง
3. ตรวจวันที่และกำหนดเวลาที่คาดไว้
4. ขอให้ผู้รับตรวจ spam หรือ quarantine หากอีเมลอื่นยังส่งถึง
5. ส่งต่อพร้อมชื่อกลุ่ม เวลาที่คาดว่าจะส่ง และรายชื่อผู้รับ

เนื้อหาในสรุปดูไม่ครบ

สิ่งที่เห็น: อีเมลส่งถึงแล้ว แต่ DM Log entries หรือ follow-up ที่คาดไว้หายไป

ให้ทำดังนี้:

1. ยืนยันว่าระเบียนมีอยู่ใน Duty Manager Log
2. ตรวจช่วงวันที่ของอีเมลและที่พักที่เลือก
3. ยืนยันว่าตัวกรองหรือการตั้งค่าแดชบอร์ดไม่ได้ตัดระเบียนออก
4. รีเฟรชหน้า DM Log ต้นทางแล้วเทียบกับสรุป

ผู้รับอีเมลผิดกลุ่ม

สิ่งที่เห็น: อีเมลแดชบอร์ดถูกส่งไปยังกลุ่มผิดหรือผู้รับเก่า

ให้ทำดังนี้:

1. เปิด Group Dashboard Email Subscription
2. ตรวจรายชื่อผู้รับของกลุ่มที่ได้รับผลกระทบ
3. ลบผู้รับที่ล้าสมัยแล้วบันทึก
4. ยืนยันว่าต้องส่งสรุปใหม่ไปยังกลุ่มที่ถูกต้องหรือไม่

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• สร้าง DM Log และติดตาม Follow-up
• ตั้งค่าหมวดหมู่ DM Log
• การแจ้งเตือนไม่ทำงาน
• รายงานหรือการส่งออกมีข้อมูลหาย