จัดการการตรวจ Housekeeping

การตรวจช่วยให้ทีม Housekeeping ตรวจมาตรฐานห้อง บันทึกปัญหา และยืนยันเมื่องานติดตามเสร็จสิ้น งาน Checkout Inspection ช่วยตรวจห้องแยกต่างหากเพื่อค้นหาสัมภาระหรือความเสียหายก่อนเช็กเอาต์ ตัวเลือกการตรวจที่มีอาจต่างกันตามที่พัก

ข้อมูลอ้างอิงฉบับย่อ

รายการ	ความหมาย	สิ่งที่ต้องทำ
ตัวกรองห้อง	จำกัดรายการตรวจให้เหลือห้องที่ต้องตรวจ	กรองรายการก่อนเปิดการตรวจ
หมวดเช็กลิสต์	กลุ่มรายการตรวจที่เกี่ยวข้องกัน	ตรวจแต่ละหมวดและรายการในหมวด
ผ่านหรือไม่ผ่าน	ผลลัพธ์ที่บันทึกสำหรับรายการตรวจ	ติดตามทุกรายการที่ไม่ผ่าน
ความเห็นหรือรูปภาพ	รายละเอียดประกอบที่บันทึกไว้กับรายการ หากมี	ตรวจสอบก่อนตัดสินใจดำเนินการถัดไป ใช้กล้องหรือแกลเลอรีเมื่อเพิ่มหลักฐาน
ช่องทำเครื่องหมายเช็กลิสต์ส่วนตัว	ความคืบหน้าของคุณสำหรับรายการตรวจแต่ละรายการ	ทำเครื่องหมายเมื่อทำงานเสร็จ ใช้ตัวควบคุมผลอย่างเป็นทางการสำหรับสถานะการตรวจ
ผลลัพธ์โดยรวม	ผลการตรวจ: ผ่าน ผ่านบางส่วน หรือไม่ผ่าน	ใช้ตัดสินใจว่าห้องต้องดำเนินการเพิ่มหรือไม่
ผลลัพธ์ Checkout Inspection	ผลการตรวจห้องก่อนเช็กเอาต์: Nothing found, Belongings found หรือ Damage found	เลือกผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องอย่างน้อยหนึ่งรายการก่อนทำ task ให้เสร็จ
เทมเพลตหลัก	เทมเพลตเช็กลิสต์หลักสำหรับประเภทห้อง	ให้สอดคล้องกับมาตรฐานการตรวจของที่พัก
เทมเพลตเพิ่มเติม	เทมเพลตเช็กลิสต์เสริมที่เลือกใช้ได้ หากรองรับ	เพิ่มเมื่อที่พักต้องการตรวจเพิ่มเติมเท่านั้น

ก่อนเริ่ม

• ยืนยันว่าคุณเข้าถึงหน้าการตรวจของที่พักที่ถูกต้องได้
• ยืนยันว่าตั้งค่าห้องและประเภทห้องแล้ว
• ยืนยันว่าเทมเพลตการตรวจตรงกับมาตรฐานปัจจุบันของที่พักก่อนพนักงานเริ่มตรวจ
• แจ้งพนักงานว่าต้องแก้ไขรายการใดที่ไม่ผ่านก่อนตรวจห้องซ้ำ
• ก่อนเริ่มการตรวจใหม่ ยืนยันว่ามีงานทำความสะอาดห้องที่เสร็จแล้วและบันทึก room attendant สำหรับห้องเดียวกันภายใน 48 ชั่วโมงก่อนหน้า
• ยืนยันว่าพนักงานที่ทำ Checkout Inspection มีการเชื่อมต่อออนไลน์ งาน Checkout Inspection ที่ทำเสร็จแล้วไม่สามารถบันทึกแบบออฟไลน์ได้

ตรวจการตรวจในฐานะผู้จัดการ

1. ไปที่ Inspections
2. กรองรายการห้องเพื่อหาห้องหรือกลุ่มห้องที่ต้องตรวจ
3. เปิดระเบียนการตรวจ
4. ตรวจเช็กลิสต์ตามหมวด
5. ตรวจผลผ่านหรือไม่ผ่านของแต่ละรายการ
6. ตรวจความเห็นหรือรูปภาพเมื่อมี
7. ตรวจผลโดยรวม: Pass, Partial Pass หรือ Fail
8. ติดตามกับพนักงานสำหรับรายการที่ไม่ผ่าน และยืนยันว่าห้องต้องตรวจอีกครั้งหรือไม่

ใช้ผลโดยรวมร่วมกับผลแต่ละรายการ การผ่านบางส่วนหรือไม่ผ่านอาจต้องติดตาม แม้บางรายการในเช็กลิสต์ผ่านแล้ว

เพิ่มหลักฐานรูปภาพ

เมื่อความเห็นของการตรวจหรือ task รองรับไฟล์แนบรูปภาพ ให้คลิกปุ่มไฟล์แนบแล้วเลือก Take a Picture หรือ Upload from Gallery หลังถ่ายรูป ให้ตรวจสอบรูปภาพแล้วเลือก Use Photo, Retake หรือ Cancel หากเวิร์กโฟลว์รองรับ คุณสามารถเลือกหลายรูปจากแกลเลอรีได้

หาก Take a Picture ใช้งานไม่ได้หรือเปิดกล้องไม่ได้ ให้เลือก Upload from Gallery แทน หลังยอมรับรูปภาพแล้ว ให้ดำเนินการบันทึกการตรวจหรือทำรายการเดิมให้เสร็จต่อ

เริ่มการตรวจหลังทำความสะอาด

HOME ต้องมีหลักฐานการทำความสะอาดล่าสุดก่อนจึงจะบันทึกการตรวจใหม่ได้ ห้องต้องมีงานทำความสะอาดที่เสร็จแล้วและบันทึก room attendant ภายใน 48 ชั่วโมงก่อนหน้า งาน turndown ไม่สามารถใช้แทนข้อกำหนดนี้ได้

หากการตรวจถูกบล็อก ให้มอบหมายงานทำความสะอาดห้อง เริ่มงาน และทำงานให้เสร็จโดยบันทึก room attendant จากนั้นลองตรวจอีกครั้ง การตรวจที่ทำเครื่องหมายว่าเสร็จแล้วสามารถแก้ไขได้

แก้ไขรายการตรวจที่ไม่ผ่านในฐานะพนักงาน

พนักงานแก้ไขปัญหาการตรวจจากงานห้องของตนใน Staff bottom navigation > Room Assignments

1. ไปที่ Staff bottom navigation > Room Assignments
2. เปิดห้องที่ได้รับมอบหมาย
3. ตรวจรายการตรวจที่ไม่ผ่าน รวมถึงความเห็นหรือรูปภาพที่มี
4. แก้ไขตามที่ต้องการสำหรับแต่ละรายการที่ไม่ผ่าน
5. อัปเดตงานห้องตามกระบวนการของที่พัก
6. แจ้งผู้จัดการเมื่อห้องพร้อมให้ตรวจหรือทวนสอบอีกครั้ง

อย่าทำเครื่องหมายว่ารายการที่ไม่ผ่านได้รับการแก้ไขแล้วจนกว่างานที่ต้องทำจะเสร็จ หากคำสั่งไม่ชัดเจน ให้สอบถามผู้จัดการก่อนเปลี่ยนสถานะห้อง

ติดตามความคืบหน้าเช็กลิสต์การตรวจส่วนตัว

พนักงานสามารถใช้ช่องทำเครื่องหมายข้างรายการเช็กลิสต์แต่ละรายการเพื่อติดตามความคืบหน้าของตนเองขณะทำงานผ่านการตรวจที่ได้รับมอบหมาย เช็กลิสต์ส่วนตัวนี้แยกจากผลผ่านหรือไม่ผ่านอย่างเป็นทางการ และไม่เปลี่ยนผลการตรวจของผู้จัดการ

1. ไปที่ Staff bottom navigation > Room Assignments
2. เปิดห้องที่ได้รับมอบหมายและเช็กลิสต์การตรวจ
3. ทำเครื่องหมายรายการเมื่อทำงานส่วนนั้นเสร็จ
4. เอาเครื่องหมายออกหากงานยังต้องดำเนินการ
5. เปิดงานมอบหมายเดิมในเบราว์เซอร์เดิมอีกครั้งเพื่อตรวจสอบรายการส่วนตัวที่บันทึกไว้

รายการที่เลือกส่วนตัวจะผูกกับพนักงานที่ลงชื่อเข้าใช้และงานที่ได้รับมอบหมาย รายการเหล่านี้จะไม่แชร์กับพนักงานคนอื่น และไม่แทนที่การดำเนินการตรวจตามปกติสำหรับรายการที่ไม่ผ่านหรือการทำงานให้เสร็จ

ใช้ task Checkout Inspection

งาน Checkout Inspection ช่วยให้พนักงานบันทึกว่าพบสัมภาระหรือความเสียหายในห้องก่อนเช็กเอาต์ ผู้จัดการและบทบาท HOME อื่นที่มีสิทธิ์สามารถสร้าง task จากหน้ารายละเอียด task มอบหมายให้พนักงาน Housekeeping ที่มีสิทธิ์ หรือเปิด task ไว้ให้พนักงาน Housekeeping รับงานได้

เมื่อเปิดใช้ Pre-fill Employee ในการตั้งค่า task Checkout Inspection, HOME จะแนะนำแม่บ้านทำความสะอาดห้องสำหรับ task ใหม่เมื่อมีการมอบหมายที่เข้าเงื่อนไข หากปิดตัวเลือกนี้ ช่องผู้รับมอบหมายจะว่างจนกว่าผู้จัดการจะเลือกผู้รับมอบหมาย หรือพนักงาน Housekeeping จะรับ task

1. ไปที่ Tasks แล้วคลิก Add Task
2. เลือก Checkout Inspection
3. เลือกห้องและกรอกชื่อแขกเมื่อมีข้อมูล มอบหมาย task ให้พนักงาน Housekeeping ที่มีสิทธิ์ หรือเว้นว่างไม่มอบหมายเพื่อให้พนักงาน Housekeeping รับงาน
4. เพิ่มหมายเหตุเมื่อพนักงานที่ได้รับมอบหมายต้องการบริบทเพิ่มเติม
5. คลิก Add
6. หาก task ไม่ได้มอบหมาย พนักงาน Housekeeping สามารถเปิด task จากมุมมอง task ของพนักงานและรับงานได้
7. เปิด task หลังเริ่มตรวจห้อง
8. เลือก Nothing found, Belongings found หรือ Damage found โดย Nothing found ไม่สามารถเลือกพร้อมกับผลลัพธ์อื่น
9. เพิ่มรูปภาพหรือคำอธิบายเมื่อมีประโยชน์ ทั้งสองรายการเป็นตัวเลือก
10. หากรูปภาพแสดงสัมภาระหรือความเสียหาย ให้ตรวจคำอธิบายที่แนะนำเมื่อปรากฏ คลิก Use suggestion เพื่อคัดลอกลงในคำอธิบาย หรือปิดคำแนะนำแล้วกรอกข้อความเอง
11. คลิก Complete ขณะออนไลน์

พนักงานที่ได้รับมอบหมายสามารถอัปเดตและทำ task ให้เสร็จได้ ผู้จัดการที่มีสิทธิ์สามารถอัปเดตหมายเหตุ การมอบหมาย ผลการตรวจ หรือการทำให้เสร็จแทนพนักงานได้ พนักงาน Housekeeping จะรับได้เฉพาะ task ที่เปิดอยู่และยังไม่ได้มอบหมาย งาน Checkout Inspection ที่ทำเสร็จหรือยกเลิกแล้วจะเปิดอีกครั้งไม่ได้ ให้สร้าง task ใหม่สำหรับการตรวจครั้งใหม่

หากไม่มีคำอธิบายที่แนะนำ ให้เก็บรูปภาพที่อัปโหลดไว้และกรอกคำอธิบายด้วยตนเอง ยังสามารถทำ task ให้เสร็จได้เมื่อเลือกผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

ตั้งค่าเทมเพลตการตรวจ

ใช้เทมเพลตการตรวจเพื่อกำหนดรายการตรวจที่ต้องใช้สำหรับแต่ละประเภทห้อง ตัวเลือกเทมเพลต รวมถึงการแปลและการอัปโหลด อาจต่างกันตามที่พัก

1. ไปที่ Settings > Inspection
2. เปิดเทมเพลตที่มีอยู่หรือสร้างใหม่
3. เลือก Room Type ที่ใช้เทมเพลตนี้
4. ตั้งค่าเทมเพลต Main ที่พนักงานใช้สำหรับการตรวจมาตรฐาน
5. เพิ่มเทมเพลต Extra เมื่อที่พักรองรับและต้องมีการตรวจเพิ่มเติม
6. เพิ่มหมวด แล้วเพิ่มรายการเช็กลิสต์ในแต่ละหมวด
7. กรอกรหัสและชื่อหมวด รวมถึงรหัสและชื่อรายการ สำหรับรายการเช็กลิสต์ทุกรายการ
8. เพิ่มคำแปลหรืออัปโหลดเนื้อหาเทมเพลตเมื่อมีตัวเลือกเหล่านี้
9. บันทึกเทมเพลต
10. ตรวจเช็กลิสต์ก่อนพนักงานใช้ตรวจ

ตั้งชื่อรายการให้สั้นและเจาะจง เพื่อให้พนักงานเข้าใจสิ่งที่ต้องตรวจได้รวดเร็ว แจ้งทีมเมื่อมีการเปลี่ยนเทมเพลต

อัปโหลดเทมเพลตการตรวจ

ใช้แบบฟอร์มอัปโหลดเมื่อสเปรดชีตที่เตรียมไว้มีเทมเพลตการตรวจสำหรับประเภทห้องหนึ่งประเภทหรือหลายประเภท

1. ไปที่ Settings > Inspection
2. คลิก Upload File
3. ในแบบฟอร์มอัปโหลด คลิก Download Template เพื่อเริ่มจากเวิร์กบุ๊กที่มีให้ หรือคลิก Browse เพื่อเลือกไฟล์ .xlsx หรือ .xls
4. เก็บคอลัมน์ที่จำเป็นเหล่านี้ไว้ในเวิร์กชีตแรก: Room type, Category id, Category Name, Item id และ Item name
5. กรอกข้อมูลในคอลัมน์ที่จำเป็นทุกคอลัมน์สำหรับแต่ละแถวข้อมูล ลบแถวว่างก่อนอัปโหลด
6. ตรวจไฟล์ที่เลือก แล้วคลิก Save

คุณสามารถคั่นประเภทห้องด้วยเครื่องหมายจุลภาคในคอลัมน์ Room type ได้ เมื่อที่พักใช้ภาษาของพนักงาน คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์หมวดและรายการที่แปลแล้วได้

การแก้ไขปัญหา

รายการตรวจที่คาดไว้หายไป

สิ่งที่พบ: เช็กลิสต์ไม่มีรายการที่ที่พักคาดให้พนักงานตรวจ

ให้ทำดังนี้:

1. ตรวจเทมเพลตที่กำหนดให้ประเภทห้อง
2. ยืนยันว่าเพิ่มและบันทึกหมวดและรายการแล้ว
3. ยืนยันว่าพนักงานใช้ห้องและระเบียนการตรวจที่ถูกต้อง
4. ขอให้ผู้ดูแลระบบอัปเดตเทมเพลต หากมาตรฐานที่พักเปลี่ยนไป

พนักงานดูรายละเอียดรายการที่ไม่ผ่านไม่ได้

สิ่งที่พบ: พนักงานเห็นรายการที่ไม่ผ่าน แต่ไม่มีความเห็นหรือรูปภาพประกอบ

ให้ทำดังนี้:

1. ยืนยันว่าการตรวจมีความเห็นหรือรูปภาพหรือไม่
2. สอบถามผู้จัดการถึงสิ่งที่ต้องแก้ไข หากไม่มีรายละเอียด
3. ยืนยันว่าพนักงานเปิดห้องที่ได้รับมอบหมายที่ถูกต้องใน Staff bottom navigation > Room Assignments

รายการเช็กลิสต์ส่วนตัวที่เลือกไว้หายไป

สิ่งที่พบ: ช่องทำเครื่องหมายส่วนตัวไม่แสดงความคืบหน้าที่คุณทำเครื่องหมายไว้ก่อนหน้านี้

ให้ทำดังนี้:

1. ยืนยันว่าคุณลงชื่อเข้าใช้ในฐานะพนักงานคนเดิมและกำลังดูที่พักเดิม
2. เปิดงานมอบหมายห้องและเช็กลิสต์การตรวจเดิม
3. กลับไปยังเบราว์เซอร์ที่คุณทำเครื่องหมายรายการไว้ ความคืบหน้าส่วนตัวไม่แชร์ระหว่างบัญชีพนักงานหรืองานมอบหมาย
4. ใช้ผลการตรวจอย่างเป็นทางการและตัวควบคุมรายการที่ไม่ผ่านเมื่อต้องเปลี่ยนสถานะการตรวจของผู้จัดการ

ไม่มีตัวเลือกเทมเพลต

สิ่งที่พบ: ไม่แสดงตัวเลือก เช่น เทมเพลต Extra การแปล หรือการอัปโหลด

ให้ทำดังนี้:

1. ยืนยันว่าที่พักรองรับตัวเลือกนั้น
2. ตรวจว่าคุณมีสิทธิ์แก้ไขเทมเพลตการตรวจ
3. ติดต่อฝ่ายสนับสนุน หากควรมีตัวเลือกสำหรับที่พัก

การตรวจถูกบล็อกก่อนบันทึก

สิ่งที่พบ: HOME แจ้งว่าต้องมีงานทำความสะอาดที่เสร็จแล้วและบันทึก room attendant ก่อนการตรวจ

ให้ทำดังนี้:

1. เปิดงานทำความสะอาดของห้อง
2. ยืนยันว่ามีการมอบหมาย room attendant แล้ว
3. เริ่มและทำงานทำความสะอาดให้เสร็จ
4. กลับไปที่การตรวจและลองอีกครั้งภายใน 48 ชั่วโมงหลังงานทำความสะอาดเสร็จ
5. อย่าใช้งาน turndown เป็นหลักฐานการทำความสะอาดสำหรับการตรวจ

การอัปโหลดเทมเพลตการตรวจถูกปฏิเสธ

สิ่งที่พบ: HOME แจ้งว่าคอลัมน์หายไป ค่าที่จำเป็นหายไป หรือไม่มีแถวข้อมูลหลังจากคุณเลือกสเปรดชีต

ให้ทำดังนี้:

1. ดาวน์โหลดเทมเพลตปัจจุบันจากแบบฟอร์ม Upload File
2. ยืนยันว่าเวิร์กชีตแรกมี Room type, Category id, Category Name, Item id และ Item name ตรงตามนี้ทุกประการ
3. กรอกค่าที่จำเป็นให้ครบในแต่ละแถวข้อมูล และลบแถวว่าง
4. อัปโหลดไฟล์ .xlsx หรือ .xls ที่แก้ไขแล้วอีกครั้ง
5. คลิก Save หลังระบบยอมรับไฟล์

ยังแก้ปัญหาไม่ได้?

ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหาก:

• ระเบียนการตรวจไม่โหลดสำหรับที่พักที่ถูกต้อง
• ตรวจหรืออัปเดตรายการที่ไม่ผ่านไม่ได้หลังรีเฟรช
• กำหนดค่าเทมเพลตหรือประเภทห้องที่จำเป็นไม่ได้

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• มอบหมายห้องให้พนักงาน
• ตรวจรายงาน Housekeeping
• ตั้งค่าห้อง ประเภทห้อง และส่วนต่าง ๆ