Kelola Inspeksi Housekeeping

Inspeksi membantu tim housekeeping memeriksa standar kamar, mencatat masalah, dan memastikan pekerjaan tindak lanjut telah selesai. Task Checkout Inspection menyediakan pemeriksaan kamar terpisah untuk barang atau kerusakan sebelum checkout. Opsi inspeksi yang tersedia berbeda-beda menurut properti.

Referensi Cepat

Item	Arti	Tindakan
Filter kamar	Membatasi daftar inspeksi pada kamar yang perlu Anda tinjau.	Filter daftar sebelum membuka inspeksi.
Kategori daftar periksa	Sekelompok item inspeksi terkait.	Tinjau setiap kategori dan itemnya.
Lulus atau gagal	Hasil yang dicatat untuk item inspeksi.	Tindak lanjuti setiap item yang gagal.
Komentar atau foto	Detail pendukung yang dicatat pada item, jika tersedia.	Tinjau sebelum menentukan tindakan berikutnya; gunakan kamera atau galeri saat menambahkan bukti.
Kotak centang daftar periksa pribadi	Progres Anda sendiri untuk setiap item inspeksi.	Tandai pekerjaan saat Anda menyelesaikannya; gunakan kontrol hasil resmi untuk status inspeksi.
Hasil keseluruhan	Hasil inspeksi: lulus, lulus sebagian, atau gagal.	Gunakan untuk menentukan apakah kamar memerlukan pekerjaan tambahan.
Hasil Checkout Inspection	Temuan checkout yang dicatat untuk kamar: Nothing found, Belongings found, atau Damage found.	Pilih satu atau beberapa temuan yang berlaku sebelum menyelesaikan task.
Templat utama	Templat daftar periksa utama untuk tipe kamar.	Pastikan tetap selaras dengan standar inspeksi properti.
Templat tambahan	Templat daftar periksa opsional tambahan, jika didukung.	Tambahkan hanya jika properti memerlukan pemeriksaan tambahan.

Sebelum Memulai

• Pastikan Anda memiliki akses ke halaman inspeksi untuk properti yang benar.
• Pastikan kamar dan tipe kamar sudah disiapkan.
• Pastikan templat inspeksi mencerminkan standar properti saat ini sebelum staf memulai inspeksi.
• Beri tahu staf item gagal mana yang harus mereka tangani sebelum kamar diperiksa kembali.
• Sebelum memulai inspeksi baru, pastikan task pembersihan yang selesai dengan petugas kamar yang tercatat tersedia untuk kamar yang sama dalam 48 jam sebelumnya.
• Pastikan staf yang menyelesaikan Checkout Inspection memiliki koneksi online; task Checkout Inspection yang selesai tidak dapat disimpan secara offline.

Tinjau Inspeksi sebagai Manajer

1. Buka Inspections.
2. Filter daftar kamar untuk menemukan kamar atau kelompok kamar yang perlu Anda tinjau.
3. Buka catatan inspeksi.
4. Tinjau daftar periksa berdasarkan kategori.
5. Periksa hasil lulus atau gagal setiap item.
6. Tinjau komentar atau foto jika tersedia.
7. Periksa hasil keseluruhan: Pass, Partial Pass, atau Fail.
8. Tindak lanjuti item gagal bersama staf dan pastikan apakah kamar memerlukan inspeksi lagi.

Gunakan hasil keseluruhan bersama hasil setiap item. Lulus sebagian atau gagal dapat memerlukan tindak lanjut meskipun beberapa item daftar periksa lulus.

Tambahkan bukti foto

Saat komentar inspeksi atau task mengizinkan lampiran gambar, klik tombol lampiran lalu pilih Take a Picture atau Upload from Gallery. Setelah mengambil gambar, tinjau gambar tersebut lalu pilih Use Photo, Retake, atau Cancel. Pemilihan dari galeri dapat mencakup lebih dari satu gambar jika alur kerja mendukungnya.

Jika Take a Picture tidak tersedia atau kamera tidak dapat dibuka, pilih Upload from Gallery. Lanjutkan dengan tindakan penyimpanan atau penyelesaian inspeksi yang ada setelah foto diterima.

Mulai inspeksi setelah pembersihan

HOME memerlukan bukti pembersihan terbaru sebelum inspeksi baru dapat dicatat. Kamar harus memiliki task pembersihan yang selesai dengan petugas kamar yang tercatat dalam 48 jam sebelumnya. Pekerjaan turndown tidak memenuhi persyaratan ini.

Jika inspeksi diblokir, tugaskan task pembersihan kamar, mulai task tersebut, dan selesaikan dengan petugas kamar yang tercatat. Kemudian coba inspeksi lagi. Inspeksi yang sudah ditandai selesai tetap dapat diedit.

Perbaiki Item Inspeksi yang Gagal sebagai Staf

Staf menangani masalah inspeksi dari pekerjaan kamar mereka di Staff bottom navigation > Room Assignments.

1. Buka Staff bottom navigation > Room Assignments.
2. Buka kamar yang ditugaskan.
3. Tinjau item inspeksi yang gagal serta komentar atau foto yang tersedia.
4. Selesaikan perbaikan yang diperlukan untuk setiap item gagal.
5. Perbarui pekerjaan kamar sesuai proses properti Anda.
6. Beri tahu manajer saat kamar siap untuk ditinjau atau diinspeksi ulang.

Jangan menandai item gagal sebagai selesai sampai pekerjaan yang diperlukan telah selesai. Jika instruksi tidak jelas, tanyakan kepada manajer sebelum mengubah status kamar.

Lacak Progres Daftar Periksa Inspeksi Pribadi

Staf dapat menggunakan kotak centang di samping setiap item daftar periksa untuk melacak progres mereka sendiri saat menyelesaikan inspeksi yang ditugaskan. Daftar periksa pribadi ini terpisah dari hasil lulus/gagal resmi dan tidak mengubah hasil inspeksi manajer.

1. Buka Staff bottom navigation > Room Assignments.
2. Buka kamar yang ditugaskan dan daftar periksa inspeksinya.
3. Centang item setelah Anda menyelesaikan bagian pekerjaan tersebut.
4. Hapus centang jika pekerjaan masih memerlukan perhatian.
5. Buka kembali penugasan yang sama di browser yang sama untuk meninjau pilihan pribadi yang tersimpan.

Pilihan pribadi terkait dengan staf yang masuk dan penugasan. Pilihan ini tidak dibagikan dengan staf lain dan tidak menggantikan tindakan inspeksi normal untuk item gagal atau penyelesaian.

Gunakan Task Checkout Inspection

Task Checkout Inspection membantu staf mencatat apakah mereka menemukan barang atau kerusakan di kamar sebelum checkout. Manajer dan peran HOME lain yang memenuhi syarat dapat membuat task dari halaman task, menugaskannya kepada staf housekeeping yang memenuhi syarat, atau membiarkannya terbuka agar dapat diklaim staf housekeeping.

Saat Pre-fill Employee diaktifkan dalam pengaturan task Checkout Inspection, HOME menyarankan petugas pembersihan kamar untuk task baru jika penugasan yang memenuhi syarat tersedia. Saat dinonaktifkan, assignee tetap kosong sampai manajer memilihnya atau staf housekeeping mengklaim task.

1. Buka Tasks dan klik Add Task.
2. Pilih Checkout Inspection.
3. Pilih kamar dan masukkan nama tamu jika tersedia. Tugaskan task kepada staf housekeeping yang memenuhi syarat, atau biarkan tanpa penugasan agar dapat diklaim staf housekeeping.
4. Tambahkan remarks jika staf yang ditugaskan memerlukan konteks tambahan.
5. Klik Add.
6. Jika task tidak ditugaskan, staf housekeeping dapat membukanya dari tampilan task staf dan mengklaimnya.
7. Buka task setelah pemeriksaan kamar dimulai.
8. Pilih Nothing found, Belongings found, atau Damage found. Nothing found tidak dapat digabungkan dengan temuan lain.
9. Tambahkan foto atau deskripsi jika berguna. Keduanya opsional.
10. Jika foto menunjukkan barang atau kerusakan, tinjau deskripsi yang disarankan saat muncul. Klik Use suggestion untuk menyalinnya ke deskripsi, atau tutup saran tersebut dan masukkan teks Anda sendiri.
11. Klik Complete saat online.

Staf yang ditugaskan dapat memperbarui dan menyelesaikan task. Manajer yang memenuhi syarat dapat memperbarui remarks, penugasan, temuan, atau penyelesaian atas nama staf tersebut. Staf housekeeping hanya dapat mengklaim task yang terbuka dan tidak ditugaskan. Checkout Inspection yang telah selesai atau dibatalkan tidak dapat dibuka kembali; buat task baru untuk inspeksi baru.

Jika saran deskripsi tidak tersedia, pertahankan foto yang diunggah dan masukkan deskripsi secara manual. Task tetap dapat diselesaikan setelah temuan yang valid dipilih.

Siapkan Templat Inspeksi

Gunakan templat inspeksi untuk menentukan pemeriksaan yang diperlukan untuk setiap tipe kamar. Opsi templat, termasuk terjemahan dan unggah, berbeda-beda menurut properti.

1. Buka Settings > Inspection.
2. Buka templat yang ada atau buat templat baru.
3. Pilih Room Type yang menggunakan templat tersebut.
4. Tetapkan templat Main yang digunakan staf untuk inspeksi standar.
5. Tambahkan templat Extra jika properti mendukungnya dan memerlukan pemeriksaan tambahan.
6. Tambahkan kategori, lalu tambahkan setidaknya satu item daftar periksa dalam setiap kategori.
7. Masukkan ID dan nama kategori, serta ID dan nama item untuk setiap item daftar periksa.
8. Tambahkan terjemahan atau unggah konten templat jika opsi tersebut tersedia.
9. Simpan templat.
10. Tinjau daftar periksa sebelum staf menggunakannya untuk inspeksi.

Gunakan nama item yang singkat dan spesifik agar staf cepat memahami hal yang harus diperiksa. Beri tahu tim saat templat berubah.

Unggah templat inspeksi

Gunakan formulir unggah jika spreadsheet yang telah disiapkan berisi templat inspeksi untuk satu atau beberapa tipe kamar.

1. Buka Settings > Inspection.
2. Klik Upload File.
3. Dalam formulir unggah, klik Download Template untuk memulai dari buku kerja yang disediakan, atau klik Browse untuk memilih file .xlsx atau .xls.
4. Pertahankan kolom wajib berikut pada lembar kerja pertama: Room type, Category id, Category Name, Item id, dan Item name.
5. Isi setiap kolom wajib untuk setiap baris data. Hapus baris kosong sebelum mengunggah.
6. Tinjau file yang dipilih, lalu klik Save.

Tipe kamar dapat dipisahkan dengan koma dalam kolom Room type. Kolom kategori dan item terjemahan opsional dapat disertakan jika properti menggunakan bahasa staf.

Pemecahan Masalah

Item inspeksi yang diharapkan hilang

Yang Anda lihat: Daftar periksa tidak memuat item yang diharapkan properti untuk diperiksa staf.

Lakukan ini:

1. Periksa templat yang ditetapkan untuk tipe kamar.
2. Pastikan kategori dan item telah ditambahkan serta disimpan.
3. Pastikan staf menggunakan kamar dan catatan inspeksi yang benar.
4. Minta administrator memperbarui templat jika standar properti berubah.

Staf tidak dapat melihat detail item gagal

Yang Anda lihat: Staf dapat melihat item gagal tetapi tidak ada komentar atau foto pendukung.

Lakukan ini:

1. Pastikan apakah inspeksi memuat komentar atau foto.
2. Tanyakan kepada manajer perbaikan yang diperlukan jika tidak ada detail tersedia.
3. Pastikan staf membuka kamar yang ditugaskan dengan benar di Staff bottom navigation > Room Assignments.

Pilihan daftar periksa pribadi hilang

Yang Anda lihat: Kotak centang pribadi tidak menampilkan progres yang sebelumnya Anda tandai.

Lakukan ini:

1. Pastikan Anda masuk sebagai staf yang sama dan melihat properti yang sama.
2. Buka penugasan kamar dan daftar periksa inspeksi yang sama.
3. Kembali ke browser tempat Anda menandai pilihan; progres pribadi tidak dibagikan di antara akun staf atau penugasan.
4. Gunakan hasil inspeksi resmi dan kontrol item gagal saat status inspeksi manajer perlu diubah.

Opsi templat tidak tersedia

Yang Anda lihat: Opsi seperti templat Extra, terjemahan, atau unggah tidak tampil.

Lakukan ini:

1. Pastikan properti mendukung opsi tersebut.
2. Periksa bahwa Anda memiliki akses untuk mengedit templat inspeksi.
3. Hubungi dukungan jika opsi seharusnya tersedia untuk properti.

Inspeksi diblokir sebelum dapat dicatat

Yang Anda lihat: HOME menyatakan bahwa task pembersihan yang selesai dengan petugas kamar yang tercatat diperlukan sebelum inspeksi.

Lakukan ini:

1. Buka task pembersihan kamar.
2. Pastikan petugas kamar telah ditugaskan.
3. Mulai dan selesaikan task pembersihan.
4. Kembali ke inspeksi dan coba lagi dalam 48 jam setelah pembersihan selesai.
5. Jangan gunakan task turndown sebagai bukti pembersihan untuk inspeksi.

Unggahan templat inspeksi ditolak

Yang Anda lihat: HOME melaporkan kolom yang hilang, nilai wajib yang hilang, atau tidak ada baris data setelah Anda memilih spreadsheet.

Lakukan ini:

1. Unduh templat saat ini dari formulir Upload File.
2. Pastikan lembar kerja pertama memuat Room type, Category id, Category Name, Item id, dan Item name secara tepat.
3. Isi setiap nilai wajib di setiap baris data dan hapus baris kosong.
4. Unggah kembali file .xlsx atau .xls yang telah diperbaiki.
5. Klik Save setelah file diterima.

Masih Bermasalah?

Hubungi dukungan jika:

• Catatan inspeksi tidak dimuat untuk properti yang benar.
• Item gagal tidak dapat ditinjau atau diperbarui setelah dimuat ulang.
• Templat atau tipe kamar yang diperlukan tidak dapat dikonfigurasi.

Panduan Terkait

• Tetapkan Kamar kepada Staf
• Tinjau Laporan Housekeeping
• Siapkan Kamar, Tipe Kamar, dan Bagian